PENGORGANISASIAN UNTUK MUTU

Ada tiga pertimbangan dalam pengembangan dan pengoperasian organisasian mutu terpau ini. Yang pertama adalah identifikasi dan konfirmasi kerja mutu yang spesifikasi dan kerja sama termasuk tanggung jawab, wewenang, akuntabilitas, dan hubungan mutu dari setiap individu dan kelompok yang menentukan di dalam perusahaan dan pabrik tersebut.
Pertimbangan kedua adalah identiifkasi dan konfrimasi pada bidang yang sama untuk fungsi kendali mutu itu sendiri sehingga ia dapat membantu perusahaan mencapai tujuan mutu.
Pertimbangan ketiga adalah kepemimpinanan manajemen perusahaan dan pabrik itu sendiri d dalam pembentukan dan pemeliharaan terus menerus organisasi mutu.

1. Persyaratan Masa Kini untuk Organisasi Mutu
Beberapa faktor pasar, teknologi dan ekonomi modern telah membetuk persyaratan utama yang baru bagi pengorganisasian untuk mutu. Empat dari faktor ini adalah sangat penting, yaitu sebagai berikut :
1. Program mutu tradisional, pada masa lalu dianggap sebagai fungsi tunggal di dalam perusahaan. Sebaliknya pada masa kini program itu harus diakui sebagai suatu kelompok disiplin mutu yang sistematik, yang akan diterangkan secara terkoordinasi pada semua fungsi di seluruh perusahaan dan pabrik
2. Program mutu tradisional pada masa lalu berada beberapa lapis organisasi jauhnya dari kontak langsung dan terus menerus dengan pembeli dan pelanggan produk dan jaas perusahaan
3. Masalah mutu mengatasi dan tidak memperhatikan batas-batas organiasi fungsional individual yang ada adil dalam perusahaan
4. Operasi-operasi yang berkaitan dengan mutu di dalam perusahaan menjadi demikian luasnya, berbelit-belit dan pada masa kini melibatkan kebutuhan akan kendali terpadu seperti pada masa lalu
Secara bersama-sama, keempat faktor ini merupakan kekuatan yang menempatkan penumbuhan organisasi mutu terpadu yang tangguh pada tingkatan primer dari perhatian dan manajemen umum.
2. Mendefinisikan Dampak Kendali Mutu Terpadu pada Seluruh Organisasi
Sebagai defenisi
Dampak kendali mutu terpadu pada seluruh organisasi menyertakan implementasi manajerial dan teknis dari aktivitas-aktivitas mutu yang berorientasi pada pelanggan sebagai tanggung jawab utama manajemen umum dan operasi lini utama pemasaran, rekayasa, produksi, hubungan indiustri, dan jasa dan juga fungsi kendali mutu itu sendiri.

Kebutuhan akan dampak pada sleuruh organisasi yang demikian ditunjukan oleh semakin banyak perusahaan diseluruh dunia. Pengalaman menunjukkan bahwa lebih dari 80 persen masalah mutu mendasar yang memerlukan perbaikan pada masa kini berada di luar lingkungan departemen kendali mutu tradisional (Gambar 8.1)
Masalah mutu yang penting ini dapat muncul di dalam produksi karena instalasi dan kelangsungan operasi pembikinan yang tidak memenuhi persyaratan-persyaratan mutu. Masalah tersebut dapat juga muncul di dalam pengembangan dan kerekayasaan karena rancangan produk telah dibuat untuk memenuhi syarat-syarat teknologi murni dan tidak cukup mempertimbangkan mutu selama daur hidup produk.

Masalah itu dapat muncul di dalam pemasaran karena speisifikasi pelanggan yang menekanan penampilan dan ciri khas produk yang dangkal tetapi bukan kegunaan aktual produk yang akan dimanfaatkan oleh pembeli. Masalah itu dapat muncul di dalam program pelayanan produk yang memberikan suatu “pemecahan segera” terhadap masalah mutu tetapi bukan pada operasi produk terus menerus yang tidak memuaskan.
Dengan mengetahui dampak masalah-masalah mutu pada seluruh organissi, dibuatlah struktur program-program mutu, modern untuk menyelsaikan masalah-masalah mutu utama (Gambar 8.2) sebagai tanggung jawab teknis, ekonomi, manajerial yang primer dari individu-individu kunci pada pemasaran, rekayasa, produksi dan pelayanan di dalam perusahaan. Demikian pula dalam kendali mutu dan manajemen umum itu sendiri.


3. Tugas Organisasi Mutu
Tugas organisasi mutu adalah pengoperasian dan pemaduan, di dalam kerangka kerja sistem mutu terpadu, dari aktivitas-aktivitas perorangan dan kelompok yang bekerja di dalam kerangka kerja teknologi yang diwakili oleh keempat pekerjaan kendali mutu. Semangat yang memotivasi organisasi mestinya adalah yang membangkitkan kesadaran mutu yang agresif di antara semua karyawan perusahaan. Semangat ini tergantung dalam banyak hal pada yang tak berwujud, diantaranya yang terpenting dalah sikap manajemen terhadap mutu.
Membentuk organiasi mutu yang memadai bagi suatu perusahaan adalah pekerjaan hubungan manusia. Bimbingan menuju pola struktural yang bermanfaat dapat ditemukan melalui pengalaman industri selama beberapa tahun yang lalu. Pengalaman ini dapat diukur terhadap latar belakang metode perencanaan organisasi yang digunakan secara luas dan efektif.
Pola-pola yang muncul sebagai yang paling berhasil dapat diringkas menurut pokok-pokonya sebagai berikut :
Tangung jawab mutu yang mendasar berada di tangan manajemen puncak perusahaan. Selama beberapa puluh tahun yang lalu, manajemen puncak yang merupakan bagian dari kecenderungan umum industri menuju, pengkhususan, sudah mendelegasikan bagian-bagian dari tanggung jawab mutunya kepada kelompok-kelompok fungsional seperti Rekayasa, Pembikinan, Pemasaran, Pelayanan Produk, dan Kendali Mutu. Lalu, semua tanggung jawab yang penting dari setiap pekerja untuk memproduksi produk-produk mutu sudah bertambah selama periode tahun-tahun ini dengan bertambahnya kerumitan produk maupun mesin produksi. Yang telah delegasikan kepada karyawan peusahaan lainnya, karena mereka telah mempunyai kualifikasi terbaik untuk itu. Akan tetapi, komponen tersebut membuat seluruh kendali mutu untuk perusahaan lebih besar daripada jumlah bagian-bagian yang ada di rekayasa, pembikinan, pemeriksaan, dan pemasaran, melalui fungsi pemaduan dan kendaili.

4. Organisasi Formal Mutu pada Masa yang Lalu
Pentingnya pembuatan struktur yang jelas amat ditekankan berhubungan dengan dnya kenyataan bahwa di beberap aperusaan yang telah mencuruahkan perhatian yang cukup besr pada aktivitas-aktivitas mutu pun, banyak yang haya emberika perhatian sambi lalu saja pada organasisai mutu. Sebagian besar dari waktu dan usaha mereka dicurahkan hanya untuk memberikan reaksi terhadap amaslaah-masalah mutu atauuntuk mengembangkan aspek-aspek teknologi kendali mutu. Akan tetapi, organisasi mutu tidak pernah dipikirkan secara mendalam ataupun dijelaskan secara tepat.
Organisasi kendali mutu yang secara formal diakui pada bagian organisasi perusahaan seringkali tidak memadai dalam memberikan pelayanan untuk pekerjaan-pekerjaan kendali mutu. Beberapa pabrik tidak menyadari bahwa keempat pekerjaan tersebut berada dalam ruang lingkup organisasi kenali mutu mereka. Seringkali program kenali mutu digabungkan dengan departemen pemeriksaan yang diberi nama baru tetapi isinya tetap yang tradisional. Proses ini biasanya berkutat dengan pekerjaan 2, kendali bahan yang masuk dengan fase-fease tertentu dari pekerjaan 3, kendali produk.
Kelompok-kelompok ini terbatas hanya dalam ruang lngkup pekerjaan 1, kendali rancangan baru; pekerjaan 3, kendali produk atau pekerjaan 4, penelahan proses khusus. Anggota-anggota mereka umumnya sangat teliti dan sering memperoleh sukses lokal dalam proyek-proyek individu mereka. Akan tetapi, dalam analisis terakhir, yang hampir-hampir tidak dihindari hasil pekerjaan mereka dalam kaitannya dengan keseluruhan tujuan mutu pabrik dapat dipersamakan dengan hasil yang diperoleh.

5. Status Tanggung Jawab Mutu di dalam Organisasi-organiasi Mutu
Masalah-masalah pribadi yang rumit terkadang muncul jika manajemen diarahkan untuk berharap dari bentuk-bentuk organiasi mutu ini akan muncul peningkatan mutu secara keseluruhan dan penurunan biaya seperti yang sudah dilaporkan dalam literatur. Pertikaian diantara kelompok perusahaan dan karyawan dan tingginya angka keluar masuk karya kendali mutu kadang-kadang mencirikan program-program ini. Karyawan-karyawan di perusahaan seringkali tidak mengerti dengan jelas ruang lingkup organisasi kendali mutu itu sendiri dan kadang-kadang melancarkan tuntutan “gedung kerjaan” terhadap anggota-anggotanya.
Dengan demikian manajemen harus membayar denan harga tinggi untuk organiassi mutu yng ada pada banyak pabrik dan perusahan. Oleh karena ini untuk masa sekarang ini pertanyaan yang tepat bukannya? Apakah kita akan mengurus administrasi pekerjaan kendali mutu?, melainkan “Bagaimanakah tipe organisasi mutu yang paling efektif yang akan memberikan kepuasan kepada pelanggaran dan dengan biaya yag rendah

6. Masalah yang Muncul dari Distribusi Tanggung Jawab
Masalah paling mendasar adalah bahwa tanggung jawab mutu individu mrupakan bagian terpadu dari pekerjaan sehari-hari dari klomok-kelompok lini, staf, dan fungsional yang memegangnya. Mereka tidak dapat secara efektif dipisahkan dari aktivitas-aktivitas lainnya dalam kelompok-kelompok ini. Usaha yang sedikit untuk mengatur kendali mutu melalui arah ini terbukti gagal.
Dengan demikian, tanggung jawab untuk menentukan telorensi dan persyaratan-persyaratan mutu lainnya dan untuk melakukan pengujian yang cocok untuk menentukan bagaimanan mutu ini seharusnya adalah sangat erat hubungannya dengan fungsi rekayasa prdouk. Salah satu bagian penting dair pekerjaan kereakayasaan pabrik adalah pengembangan penjaminan bahwa perkakas dan proses yang dipilih tersebut akan memproduksi komponen-komponen dengan standar mutu yang diminta.

7. Proses Kendali
Masalah tentang tanggung jawab yang menyebar ini tidak serumit seperti yang terlihat secara kilat. Masalah ini telah dihadapi dan dipecahkan oleh manajemen pada beberapa keputusan sebelumnya.
Masalah ini muncul dalaam pengembangan organiasi untuk administrasi persoanlia. Tidaklah dapat dipahami bahwa semua aktivitas personalia dilucuti dari tangan organiasi lini dan ditempatkan di tangan kelompok personalia.
Masalah ini muncul dalam pengembangan organisasi kendali produksi. Sejak awal program ini terlihat bahwa tanggung jawab atas banyak fase produksi harus tetep sama seperti sebelumnyadi tangan penyelia pabrik,teknisi dan pihak-pihak lainnya dalam proses produksi.
Masalah ini muncul dalam pengembangan organisasi keuangan dan akutansi biaya. Tanggung jawab atas pengeluaran-pengeluaran harus ditempatkan pada banyak individu dan kelompok yang mengetahui tentang pekerjaan.yang sedang dilaksanakan.

8 Prinsip-prinsip Pengorganisasian
Untuk penyusunan stuktur organisasi yang menyebabkan bekerjanya proses ini, dan karenanya menyebabkan penggunaan yang efektif dari keempat pekerjaan kendali mutu. Ada dua prinsip organisasi mutu yang bersifat mendasar. Prinsip pertama adalah bahwa mutu adalah pekerjaan setip orang dalam bisnis.
Menyimpang dari prinsip, banyak bisnis selama bertahun-tahun berupaya untuk menyentralisasi tanggung jawab mutu perusahaan mereka dengan mengorganisasi fungsi yang pekerjaannya diuraikan dengan baik sebagai tanggung jawab atas semua faktor yang mempengaruhi mutu produk.
Prinsip kedua adalah pendamping bagi prinsip yang pertama, karena mutu adalah pekerjaan etiap orang dalam bisnis, ia dapat menjadi bukan pekerjaan siapapun. Manajemen puncak harus menyadari bahwa tanggung jawab individu yang banyak itu atas mutu akan dilaksanakan secara efektif jika mereka ditunjang dan dinyakini oleh fungsi manajemem yang modern dan terorganisasi dengan baik.

9. Tanggung Jawab dan Wewenang Mutu Utama pada Seluruh Organisai
Dalam penentuan dan konfirmasi tanggung jawab mutu utama, keseluruhan organisasi, suatu rincian umum tentang beberapa kelompok fungsional utama yang mempunyai tanggung jawab dan wewenang utama atas mutu produk dan pelayanan adalah sebagai berikut:
a. Perencanaan, Pemasaran, dan penjualan produk, untuk pemerian produk yang dapat memenuhi keinginan dan kebutuhan pelanggan dalam pemakaian, penyajian data mutu dan penentuan standar mutu dengan pelanggan
b. Rekayasa Produk, untuk rancangan produk yang asli, penulisan spesifikasi, pembuatan garans dab pemilihan bahan,toleransi dan karakteristi operasi
c. Rekayasa Pembikinan, untuk pemilihan perlengkapan mesin dan proses, rancangan alat-alat mesin dan fixture yang cocok
d. Pembelian, untuk memilih penjual dan jaminan mutu yang diminta oleh penjual
e. Laboratorium, untuk standar mutu bahan dan proses, persetujuan atas mutu bahan kritis, dibeli atau diproses dan rekomendasi penggunaan teknik pemrosesan
f. Penyeliaan produksi, untuk pendidikan opertor,perhatian yang cukup pada dan pemeliharaan fasilitas pabrik,dan interpretasi yang tepat mengenai gambar dan spesifikasi.

10. Tanggung Jawab dan Wewenang Pokok Kendali Mutu
Ada dua kewenangan dasar dari fungsi kendali mutumodern yang dapat dinyatakan secara formal sebagai pertama,menyediakan penjaminan mutu bagi produk bisnis dan kedua, membantu dalam menjamin biaya mutu optimumuntuk produk-produk ini.
Untuk melaksanakan wewenang-wewenang ini tiga tanggung jawab utama harus dibebenakan pada fungsi kendali mutu :
1. Komponen kendali mutu modern mempunyai tanggung jawab bisnis yang membuat kendali mutu dapat memberikan kontribusi utama dan tangguh pada aktivitas perencanaan bisnis dan tindakan implementasi bisnis bagi pertumbuhan pasar perusahaan, kendali biaya dan perencanaan produk dlam pengertian daut hidup mutu pelanggan.
2. Komponen kendali mutu mempunyia tanggung jawab sistem, yang membuat kendali mutu dapat menyediakan kepemimpinan dalam perusahaan dalam hal kerakayasaan dan manajemen dari sistem mutu terpadu yang kuat yang menjamin mutu dan biaya mutu dari pemasaran dan kerekayasaan melalui produksi dan pelayanan
3. Komponen kendali mutu mempunyai tanggungjawab teknis, yang membut kendali mutu dapat menyediakan kendali operasi utama dan aktivitas-aktivitas penjaminan

11. Menyusun Struktur Organisasi Mutu Terpadu-Tanggung Jawab Manajemen Umum
Agar pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang terlibat sewaktu mengimplementasikan kedua prinsip dasar organiasi mutu moder mnejadi jelas dan konkrit, manajemn umum harus membuat dokumentasi secara jelas dan spesifik dan berkomunikasi dengan semua karyawan tentang struktur mutu perusahaan dan pabrik dalam pengertian rinci organisasi seperlunya.
Struktur ini, yang mencakup tanggung jawab mutu pada seluruh perusahaan dan mencakup empat pekerjaan kendali mutu terpadu, merupakan realisassi keorganisasian kebijakan mutu perusahaan yang secara formal sudha dipublikasikan.

12.Ketiga Subfungsi Kendali Mutu
Wewenang, tanggung jawab, akuntabilitas dan hubungan dari komponen kendali mutu modern itu sendiri dipenuhi melalui tiga subfungsi yaitu rekayasa mutu, rekayasa kendali proses.
Rekayasa kendali mutu mengembangkan perencanaan mutu yang terinci yang memerikan kontribusi pada dan mengimplementasi sistem mutu perusahaan
Rekayasa kendali proses ( juga termasuk pemeriksaan dan pengujian) memantau penerapan kendali mutu di pabrik dan dengna demikian secara bertahap mengganti kebijakan aktivitas pemeriksaan yang sebelumnya.
Rekayasa Perlengkapan Informasi Mutu merencang dan mengembangkan perlengkapan pengujian dan pemeriksaan untuk mnedapatkan pengukuran, kendali, dan aliran informasi mutu yang diperlukan.

13. Mengorganisasi Fungsi Kendali Mutu di dalam Perusahaan
Cara yang benar bagi suatu perushaan tertentu untuk mengorganisasikan tiga subfungsi komponen kendali mutu :
1. Definisikan maksud mutu perusahaan yang membuat organisasi diciptkan untuk merealisasikan maksud tersebut
2. Membuat tujuan-tujuan yang harus dicapai oleh organisasi jika akan mengimplementasi maksud-maksud ini
3. Menentukan aktivitas dasar pekerjaan yang harus dicpai untuk memenuhi tujuan organisasi
4. Gabungkan fungsi-fungsi dasar ini ke dalam paket-paket pekerjaan yang harus dapat lolos dari saringan tujuh pertanyaan batu-uji berikut :
a. apakah posisi tersbeut terdiri atas bidang tanggung jawab yag logis dan terpisha
b. Apakah posisi tersebut jelas dan pasti dalam kaitannya dengan ruang lingkup, maksud tujuan dan hasil yang dicapainya?
c. Dapatkan satu individu dibebani tanggungjawab dan mengetahui tongkat pengukur yang akan dipakai untuk menilai dia?