PEMBINAAN HUBUNGAN-HUBUNGAN INTERNAL DAN EKTERNAL ORGANISASI

Kewajiban kelompok pimpinan dalam organisasi menciptakan serangkaian hubungan antara orang-orang di dalam organisasi sendiri yang bersifat internal dan dengan pihak-pihak luar oraganisasi dan bersifat ekternal.
Dalam administrasi hubungan internal itu diklasifikasikan sebagai human relations, sedangkan hubungan yang bersifat ekternal itu disebut public relation.

A. Humah Relations dalam Administrasion
Filsafat administrasi dan manajemen modern didasarkan atas dan berorientasi pada manusia sebagai unsur yang terpenting. Human relations merupakan inti dari kepemimpinan karena cara penggerakan bawahan sekarang ini memang didasarkan kepada pendapat bahwa manusia adalah makhluk yang mempunyai martabat, perasaan, cita-cita, keinginan, temperamen dan harapan-harapan yang bersifat khas.
Defenisi human relations ialah “Keseluruhan hubungan baik yang formal maupun informal yang perlu diciptakan dan dibina dalam suatu organisasi sedemikian rupa sehingga tercipta suatu teamwork yang intim dan harmonis dalam rangkah pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

1. Prinsip-Prinsip Human Relations
Sepuluh prinsip pokok dari human relations :
a. Harus ada sinkornisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan-tujuan individu di dalam organisasi tersebut
b. Suasana kerja yang menyenangkan
c. Informalitas yang wajar dalam hubungan kerja
d. Manusia bawahan bukan mesin
e. Pengembangan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal
f. Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan
g. Pengakuan dan penghargaan atas pelaksanaan tugas dengan baik
h. Alat perlengkapan yang cukup
i. “The right man on the right place”. Setiap orang harus ditempatkan menurut keahlian dan kecakapannya
j. Balas jasa harus setimpal dengan jasa yang diberikan

2. Kriteria Penerapan Prinsip-Prinsip Human Relations
Apabila seseorang hendal meneliti apakah pimpinan organisasi menerapkan prinsip-prinsip human relations dengan baik atau tidak, ia dapat menggunakan kriteria sebagai berikut :
a. Ada atau tidaknya loyalitas para bawahan terhadap atasan
b. Ada atau tidaknya loyalitas para atasan terhadap bawahan
c. Ada atau tidaknya loyalitas para atasan terhadap sesama atasan
d. Ada atau tidaknya loyalitas para bawahan terhadap sesama bawahan
e. Ada atau tidaknya loyalitas para anggota kepada organisasi
f. Ada atau tidaknya kegairahan kerja
g. Sifat hubungan kerja kaku atau luwes, formal atau informal
h. Moral tinggi atau rendah
i. Disiplin tinggi atau rendah
j. Banyak penyelewengan atau tidak
Jelaslah bahwa human relations merupakan inti kepemimpinan. Betapa pentingnya penerapan prinsip-prinsip human relations itu dalam rangka pencapaian tujuan dengan efisien dan ekonomis.

B. Peranan Public Relations dalam Porses Administrasi
Public relations adalah “keseluruhan kegiatan yang dijalankan oleh suatu organisasi terhadap pihak-pihak lain dalam rangka pembinaan pengertian dan memperoleh dukungan pihak lain itu demi tercapainya tujuan organisasi dengan sebaik-baiknya”. Tujuan utama public relations ialah memberikan gambaran yang sejelas-jelasnya dan sebaik-baiknya kepada pihak lain itu mengenai semua segi aktivitas organisasi agar pihak-pihak lain mempunyai gambaran yang tepat serta pengertian yang benar tentang organisasi sehingga pihak-pihak itu dengan sukarela memberikan dukungan terhadap organisasi serta kegiatan-kegiatannya.
Kegiatan-kegiatan public relations dapat digolongkan kepada dua golongan besar, yaitu sebagai berikut :
1. Kegiatan-kegiatan public relations yang bersifat formal
2. Kegiatan-kegiatan public relations yang bersifat informal

1. Public Relations yang Formal
Kegiatan-kegiatan hubungan masyarakat yang sifatnya formal dijalankan oleh pimpinan suatu organisasi. Pada hakikatnya kegiatan ini bersifat informasi kepada pihak luar tentang berbagai aspek kegiatan organisasi.

2. Public Relations yang Informal
Jika kegiatan-kegiatan public relations hanya dibatasi pada kegiatan-kegiatan formal saja, maka sangat disangsikan apakah masyarakat dan pihak-pihak luar memperoleh gambaran yang setepat-tepatnya mengenai aktivitas-aktivitas organisasi. Karena itulah, kegiatan public relations yang bersifat informal memegang pula peranan yang sangat penting.

3. Jenis-jenis Publik yang Dihadapi
Public Relations, ada dua kelompok masyarakat yang selalu dihadapi oleh suatu organiasi. Yang pertama disebut special public; yang kedua disebut general public.
Sepecial Public (masyarakat khusus) ialah orang-orang, badan-badan dan pihak-pihak tertentu yang mempunyai hubungan erat dan kepentingan langsung dengan organisasi. Termasuk kepada kelompok khusus ini adalah pemerintah, pelanggan dalam arti pembeli dan supplier, distributor dan delers. General public ialah semua piha yang tergolong kepada kelompk khusus tersebut diatas

4. Syarat-Syarat Seorang Pejabat Public Relations
Ada syarat-syarat khusus yang perlu dimiliki oleh seorang pejabat yang diserahi tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk menerima pendelegasian pelaksanaan kegiatan-kegiatan public relations dari pimpinan organisasi dan melaksanakan sehari-hari :
Syarat-syarat itu antara lain sebagai berikut :
a. Mengetahui dengan jelas tujuan organisasi
b. Mengetahui dengan jelas kebijakan pimpinan organisasi
c. Mengetahui dengan jelas latar belekang perumusan kebijakan yang telah selesai dirumuskan
d. Memahami dengan mendalami filsafat administrasi yang dianut oleh pimpinan organisasi
e. Menguasai secara mendalam sistem, prosedur, dan metode kerja dari setiap unit kerja dalam organisasi
f. Harus dapat berkomunikasi dengan pihak luar secara efektif, baik secara tertulis maupun lisan
g. Harus sabar dan tabah menghadapi pihak luar, terutama pihak-pihak yang bersifat antagonistis
h. Mempunyai kepribadian yang menarik

Untuk mempermudah proses pencapaian tujuan, hubungan-hubunganyang bersifat internal maupun yang bersifat eksternal harus diciptakan, dikembangkan, dan dibinda. Kegagalan menciptakan, mengembangkan, dan membina kedua macam hubungan itu lambat atau cepat dapat berakibat pada kegagalan pimpinan organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.










PERTANYAAN

1. a. Mana yang sebenarnya yang lebih luas human relations kah? Atau Public Relation
b. Jelaskan prinsip-prinsip Public Relation! Apakah sama dengan prinsip Human Relation!
2. Apa saja hambatan-hambatan dalam membina hubungan antar manusia, baik internal dan eksternal dalam suatu organisasi?
3. Apabila prinsip-prinsip human relation, telah terpenuhi tetapi ada juga hubungan antara bawahan dan atasannya kurang terjalin dengan baik, apa yang menyebabkan hal ini bisa terjadi!

JAWABAN

1. a. Dimana kita harus mengetahui bahwa human relation adalah hubungan yang baik yang formal maupun yang informal yang perlu diterapkan pada diri individu serta perlu diciptakan dan dibina dalam suatu organisasi sedemikian rupa sehingga terciptanya teamwork yang intim dan harmonis dalam rangka pencapaian tujuan yagn telah ditentukan. Dapat diartikan bahwa H.R berorientasi pada manusia sebagai unsur yang terpenting atau inti dari kepemimpinan artinya human relations lebih tinggi dari kepemimpinan. Sedangkan public relations adalah keseluruhan kegiatan yang dijalankan oleh suatu organisasi terhadap pihak-pihak lain dalam rangka pembinaan pengertian dan memperloleh dukungan pihak lain itu demi tercapainya tujuan organisasi dengan sebaik-baiknya. Dapat dikatakan bahwa keduanya diperlukan dalam membangun suatu organisasi dan untuk mempermudah proses pencapaian tujuan, hubungan-hubungan yang bersifat internal maupun yang bersifat eksternal harus diciptakan dikembangkan dan dibina artinya public relation lebih luas dari human relation, tetapi ini tergantung pada individu manusia, kalau humannya baik maka pasti hasil dari public relationnya juga baik. Karena human lebih tinggi dari kepemimpinan dan kesuksesan suatu lembaga tergantung pada pemimpinnya.
b. Dalam prinsip-prinsip human relations ada sepuluh prinsip pokoknya yaitu :
 Harus ada sinkronisasi antara tujuan organisasi dengan tujuan individu dalam organisasi
 Suasana kerja yang menyenangkan
 Informasi yang wajar dalam hubungan kerja
 Manusia bawahan bukan mesin
 Pengembangan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal
 Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan
 Pengakuan dan penghargaan atas pelaksanaan tugas dengan baik
 Alat perlengkapan yang cukup
 “The right man on the right place”. Setiap orang harus ditempatkan menurut keahlian dan kecakapannya
 Balas jasa harus setimpal dengan jasa yang diberikan
Dimana prinsip-prinsip yang terdapat pada human relation berbeda dengan prinsip pada public relation dimana perbedaannya itu terletak pada pelaksanaan dan penerapannya misalnya : dalam prinsip human relaitions, prinsip tersebut diterapkan dalam suatu organisasi yang sifatnya internal, sedangkan prinsip public relations penerapannya luas yaitu antara organisasi dengan pihak luar.

2. Internal
- Sifat-sifat bawahan yang kurang loyal terhadap pimpinan (mungkin disebabkan oleh adanya masalah-masalah pribadi)
- Pimpinan kurang mengetahui bakat dan keahlian bawahannya
- Kurangnya rasa menghargai dalam organisasi
Eksternal
- Kurangnya komunikasi
- Persaingan yang kurang sehat antar organisasi

3. Sebenarnya jika kesepuluh prinsip itu telah terpenuhi, tidak mungkin lagi ada perselisihan di dalam organisasi itu sendiri. Itu mungkin ada pengaruh lain yang salah ditempatkan oleh pimpinan maupun karyawan yang terlalu membawa masalah pribadi ke dalam pekerjaan atau dikembalikan lagi pada sifat dasar manusia itu sendiri yang kadang-kadang lupa akan dirinya. Oleh karena itu kesemua prinsip itu akan menghasilkan organisasi yang baik jika, orang yang menjalankan prinsip itu melaksanakannya dengan baik pula sesuai dengan apa yang diinginkan.