Bagaimana Cara Bertanya, Mendengarkan, dan Berbicara dengan Efektif?

CARA MENDENGARKAN EFEKTIF
Terdapat perbedaan antara “listening” dan “hearing”. Kedua kata bahasa Inggris tersebut dalam bahasa Indonesia mempunyai arti yang sama. Namun sebenarnya “hearing” adalah mendengar yang bersifat fisik, artinya ada suara yang terdengar oleh telinga kita, namun tidak dicerna oleh pikiran kita, jadi apa-apa yang terdengar oleh kita bersifat angin lalu, tidak berkesan. “Listening” dilain pihak lebih dari sekedar “hearing”. “Listening” melibatkan usaha-usaha aktif dari pikiran kita dan perhatian penuh atas apa yang kita dengar melalui telinga kita.

Dengan demikian mendengar yang efektif adalah seperti “listening” dalam Bahasa Inggris. Merupakan sebuah proses serius yang tidak bisa dilakukan hanya dengan mengandalkan kebiasaan, refleks atau insting. Mendengar yang efektif adalah upaya untuk menghubungkan titik-titik yang kadangkala menyatakan pesan-pesan yang tersembunyi yang perlu kita cerna. Setiap hari para professional mendengar petunjuk dan komando para atasan, atau mendengar permintaan dan kompalin para konsumen. Mendengar yang efektif dapat meningkatkan efektifitas komunikasi dan meningkatkan kinerja organisasi.

Sayangnya kita kurang memperhatikan pentingnya mendengar secara efektif, sehingga seringkali mengakibatkan salah komunikasi, salah terima atau respon dari pendengar yang tidak diharapkan. Salah satu peneltian menunjukkan rata-rata orang menghabiskan satu pertiga waktu nya dalam organisasi untuk mendengarkan. Sehingga jika kita memiliki kecakapan mendengar yang baik, waktu yang kita habiiskan untuk mendengar bisa lebih bermakna.

Indikasi kurangnya perhatian pada kecakapan mendengar secara efektif adalah fakta bahwa training menjadi pembicara yang efektif sudah sering kita dengar, namun training untuk mendengar yang efektif rasanya jarang kita temukan. Padahal kecakapan mendengar sangatlah penting. Orang bijak mengatakan kita dikarunia Tuhan dengan 2 telinga untuk lebih banyak mendengar dan hanya satu mulut untuk lebih sedikit berbicara.

1. Jenis-Jenis dan Langkah-Langkah Mendengar yang Efektif
1) Jenis-jenis mendengar yang efektif
Terdapat beberapa jenis mendengarkan yang efektif, antara lain:
a. Mendengarkan isi. Yaitu: memahami dan mengingat pesan dari pembicara.
b. Mendengarkan kritis. Yaitu: memahami dan mengevaluasi arti pesan pembicara di beberapa tingkat secara kritis.
c. Mendengarkan aktif atau empati. Yaitu: memahami perasaan, kebutuhan, dan keinginan pembicara sehingga anda dapat menghargai sudut pandangnya, tak peduli adanya persamaan perspektif atau tidak.





2) Langkah-langkah mendengar yang efektif
Lima langkah dalam mendengarkan secara efektif:
a. Menghadiri: mendengarkan pesan dan mencatat. Usaha mendengarkan ini dapat dihambat oleh suara mengganggu, pendengar yang sakit atau tidak memperhatikan.
b. Mengintrepetasikan: memberikan arti pada suara menurut nilai-nilai, keyakinan, gagasan, harapan, peran, keperluan, dan sejarah pribadi anda sendiri. Kerangka rujukan pembicaraa mungkin amat berbeda dari anda, jadi anda mungkin perlu yang sebenarnya dimaksud pembicara.
c. Mengingat: menyimpan pesan untuk rujukan dikemudian hari. Pada saat mendengarkan, anda menyimpan yang didengar dengan mencatat atau dengan membuat kerangka penilaian poin-poin penting yang dibahas pembicara
d. Mengevaluasi: menerapkan ketrampilan berpikir kritis untuk menilai sisi pembicaraan. Anda memisahkan fakta dan opini dan mengevaluasi mutu bukti-bukti yang diajukan
e. Memberikan tanggapan: bereaksi setelah anda mengevaluasi pesan pembicara. Bila anda berkomunikasi satu lawan satu atau dalam konteks kecil, tanggapan awal umumnya berbentuk verbal. Jika anda merupakan salah satu pendengar, respons awal mungkin tepuk tangan, tawa , atau diam. Kemudian anda dapat bertindak berdasarkan yang telah anda dengar.

2. Kendala dalam Mendengarkan yang Efektif
Ada lima kendala dalam proses mendengar: semua kendala ini akan menjadikan proses mendengar menjadi tidak efektif. Lima kendala tersebut adalah:
1) Preoccupation
Situasi dimana seseorang sedang “sibuk” dengan sebuah urusan lain yang tidak secara langsung berhubungan dengan topik pembicaraan, Sebagai contoh, kondisi ini bisa dialami oleh seorang istri yang ditanya suaminya tentang urusan sekolah anak sementara sang istri sedang menonton sinetron kesukaannya. Preokupasi adalah kendala terbesar dalam proses mendengar. Beberapa studi menujukkan bahwa 40% dari waktu kita digunakan untuk memikirkan masa lalu, 40% untuk memimpikan berbagai kejadian di masa depan dan Hanya 20% untuk berfokus pada situasii sekarang. Preokupasi juga merupakan sebuah fenomena pelarian sementara dari situasi realistis sekarang atau kenyataan. Dalam situasi menekan kita akan cenderung tenggelam dalam mengingat-ingat masa lalu yang lebih indah dan nikmat.

2) Preconceived ideas.
Merupakan berbagai ide dan gagasan atau pemahaman yang sudah terlanjur mendominasi pikiran seseorang. Kendala ini sering mengakibatkan munculnya penolakan terhadap berbagai input baru kedalam pemikiran. Kendala ini juga berhubungan dengan ego, rasa tidak nyaman dan kemalasan.

3) Talking too much.
Seseorang yang terlalu banyak bicara cenderung dilatarbelakangi oleh rasa bersalah, takut, khawatir. Tidak nyaman, sifat egois. Orang yang talkoholic memaksa mereka harus berbicara, wajib bicara, hanya untuk mendengar diri nya sendiri berbicara. Efek samping dari berbicara terlalu banyak adalah hilangnya dialog yang penuh arti karena pihak lain yang terhambat aspirasinya. Orang lain justru akan mengabaikannya.
4) Thinking of responses.
Kendala ini sering disebut dengan “bigger fish syndrome”, yaitu kesulitan untuk menjaga kesinambungan pernyataan. Untuk melanjutkan pernyataan, seseorang biasanya masih dipengaruhi atau diokupasi oleh pernyataan lawan bicara sebelumnya. Bahaya dari kendala ini adalah dampaknya pada ego dan hubungan baik.

5) A lack of interest.
Kendala ini adalah kendala yang paling susah dijinakkan. Manusia cendrung mengaitkan sesuatu hanya dengan hal-hal yang dimengerti, dengan orang atau dengan sesuatu yang bisa memberi manfaat secara pribadi. Jika sesuatu tidak menarik, anda akan cenderung mengabaikannya.


B. STRATEGI MENDENGAR SECARA EFEKTIF
Seperti halnya dengan berbagai ketrampilan lainnya, kemampuan mendengar yang efektif dapat dipelajari. Yang diperlukan hanyalah kemauan untuk meningkatkan komunikasi dengan lebih baik.

1. Langkah-Langkah untuk Meningkatkan Kemampuan Mendengar yang
Efektif
Untuk memperbaiki ketrampilan mendengarkan, maka dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Belajar
Pandanglah dibalik gaya pembicara dengan menanyakan pada diri sendiri apa yang diketahui pembicara yang belum anda ketahui, dengan niat untuk belajar.

2) Depersonalisasi
Depersonalisasi kegiatan mendengar anda sehingga mengurangi dampak emosional dari apa yang dikatakan yang mungkin anda tidak sepaham. Usahakan untuk menahan sanggahan sampai anda selesai mendengar keseruluhan pesan.

3) Hilangkan gangguan
Hilangkan gangguan yang mungkin dihadapi, misalnya dengan menutup pintu, mematikan radio kaset atau televisi dan menghampiri pembicara lebih dekat.

4) Dengarkan gagasan pokok
Dengarkan konsep dan gagasan pokok disamping fakta, untuk dapat memahami keseluruhan pesan yang disampaikan pembicara. Sadari perbedaan antara fakta dan prinsip, gagasan dan contoh, serta bukti dan argumentasi.

5) Cari pesan yang tidak terucapkan
Pesan yang tidak terucapkan, seringkali dapat dikenali dari nada suara atau ekspresi pembicara mengungkapkan lebih banyak dari kata-kata yang diucapkan.

6) Bersikap terbuka
Tetap bersikap terbuka dengan mengajukan pertanyaan yang dapat memperjelas pemahaman anda, termasuk terbuka terhadap informasi-infiormasi yang baru.


7) Jangan memotong
Memotong pembicaraan akan beakibat fatal, disamping akan mengganggu konsentrasi pembicara, juga akan mengaburkan pesan yang disampaikan.

8) Jika harus melakukan kritik
Evaluasi dan kritik pada isi pembicaraan bukan orangnya. Fokus kritik anda pada apa yang disampaikan. Hindari mengkritik orang secara pribadi.

9) Berikan umpan balik
Tunjukkan kepada pembicara bahwa anda masih mendengarkan dia, pertahankan kontak mata, berikan ekspresi wajah yang tepat.

10) Buat catatan yang singkat dan langsung
Catatan singkat akan membantu ingatan anda pada subyek yang sedang dibicarakan. Melakukan catatan-catatan singkat dapat menunjukkan perhatian anda pada subyek yang sedang dibicarakan.

2. Perlunya Konsentrasi
Hal lainnya adalah perlunya konsentrasi dalam mendengar yang efektif. Ketidakmampuan untuk konsentrasi pada tanda-tanda verbal maupun non-verbal merupakan salah satu alasan banyak orang kurang bisa menjadi pendengar yang baik. Pikiran kita dapat memproses lebih dari 1,000 kata permenit, tapi kita berbicara dengan tingkat kecepatan hanya 125 kata per menit. Artinya ada waktu yang bisa dihabiskan bukan hanya untuk mendengar namun juga berpikir. Jangan biarkan pikiran kita terbang kemana-mana, namun gunakan untuk bisa mendengar lebih efektif.

Cara Berbicara yang Efektif
Kemampuan berbicara sangat penting dalam kegiatan kerja maupun kehidupan sehari – hari. Selain kualitas pesan yang disampaikan, cara berbicara pun patut diperhatikan. Pasalnya, itu akan mencerminkan kepribadian kita sebenarnya. Nah, agar karier dan hubungan personal berhasil, kuasai langkah bicara efektif :
1. Sebelum bicara, pikirkan dulu apa yang ingin disampaikan. Rangkai kata² sebaik mungkin agar pesan anda mudah dicerna oleh lawan bicara. Bertuturlah dengan gaya bahasa yang pantas, santun, dan berbasa - basilah seperlunya.
2. Saat berbicara, sesuaikan volume dengan kondisi lingkungan, jangan terlalu lirih, tetapi tidak pula terlalu keras bila anda duduk berdekatan.
3. Perhatikan nada suara, usahakan berbicara dengan nada bervariasi, dan sesekali diselingi humor tanpa menyinggung pribadi seseorang. Nada yang monoton akan membuat perhatian lawan bicara teralih dari fokus pembicaraan atu kemungkinan merasa bosan.
4. Sesuaikan kecepatan bicara dengan kondisi dan kepentingan. Jangan berbicara terlalu cepat di depan umum karena bisa jadi maksud anda tak tercena bik. Berdiskusilah di telepon yang sistematis dan tidak terlambat – lambat.
5. Perhatikan siapa yang diajak berbicara, dalam suasana apa, materinya apa dan sebagainya. Ini penting, terutama bila urusannya berkaitan dengan pekerjaan.
6. Saat berbincang, perhatikan bahasa tubuh, anda dapat duduk atau berdiri, tetapi yang pasti tatap lawan bicara agar ia menangkap kesungguhan anda. Meski sepele, efeknya sangat besar. Ketahuilah, sungguh tidak sopan jika tengan berbicara mata memandang ke tempat lain.
7. Gerak tangan dan tubuh, serta ekspresi wajah yang tepat akan membantu menyampaikan maksud pembicaraan anda.
8. Bila tidak sedang berbicara didepan umum, lakukan pembicaraan dua arah. Artinya, saling merespons dengan menyampaikan argumen untuk menghasilkan buah pembicaraan yang positif.
Berpikirlah sebelum Anda Berpikirlah sebelum Anda berbicara. Dengan berpikir dan berhati Dengan berpikir dan berhati-hati terhadap apa yang akan hati terhadap apa yang akan dikatakan, maka dikatakan, maka sesungguhnya Anda telah sesungguhnya Anda telah memperbesar peluang memperbesar peluang untuk meyakinkankan orang untuk meyakinkankan orang lain terhadap sudut lain terhadap sudut pandang Anda. Anda juga akan mengurangi Anda juga akan mengurangi kemungkinan melakukan kemungkinan melakukan kekeliruan atau kesalahan kekeliruan atau kesalahan fatal. fatal. Berpikir sebelum berbicara Berpikir sebelum berbicara

BERPIKIRLAH SEBELUM BICARA
Beberapa tips yang bisa dilakukan adalah:
a. Diam sebentar, lalu pikirkanlah dan pertimbangkan apa yang ingin Anda katakan.
b. Pilihlah kata-kata yang tepat, yang secara jelas mampu mengungkapkan pesan Anda.
c. Tentukan nada yang yang sesuai dengan pesan Anda.
d. Bentuklah pesan Anda agar mudah dimengerti.
e. Kenalilah pendengar Anda, dan jika mungkin termasuk bagaimana sudut pandang serta tingkat pemahaman mereka.

KETAHUILAH PESAN ANDA
– Yakinlah akan pesan Anda karena inilah hal terpenting agar komunikasi berhasil.
– Berbicaralah dengan keinginan besar dan keyakinan.
– Biarkanlah perasaan Anda mengalir secara alamiah.
– Tunjukkan antusiasme Anda dalam

ULANGI BAGIAN-BAGIAN PENTING
Langkah-langkahnya antara lain:
– Ketahuilah bagian mana yang menjadi poin-poin utama.
– Uraikan poin-poin utama dengan kata-kata sendiri, dan bisa diulangi kembali dengan cara-cara yang berbeda sepanjang berkomunikasi.
– Mintalah dengan bijaksana umpan balik dari pendengar Anda untuk mengetahui respon dari pesan.